SUOMEN AMIGA-KÄYTTÄJÄT RY                                        PÖYTÄKIRJA

                                                                 30.8.1999

YHDISTYKSEN VUOSIKOKOUS 1999


AIKA            28. elokuuta kello 14.10 - 15.15

PAIKKA          Espoon keskus, taloyhtiön kerhotila
                Kaivomestarinkatu 8, Espoo

LÄSNÄ           Janne Sirén, puheenjohtaja
                Tomi Jaskari, sihteeri
                Mika Hanhijärvi
                Timo Kemppaala
                Ville Koivunen
                Ari Latvaniemi
                Johanna Makkonen
                Risto Mäki-Petäys
                Janne Pikkarainen

1

Kokouksen avaus

Kokous avattiin kello 14.10.

2

Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkistajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Janne Sirén, sihteeriksi Tomi Jaskari sekä Johanna Makkonen ja Janne Pikkarainen pöytäkirjantarkistajiksi. Ääntenlaskijoita ei tarvittu eikä valittu.

3

Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.

4

Hyväksytään kokouksen työjärjestys

Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys kokouskutsun mukaisena (liite 1).

5

Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto

Tilintarkastajien lausunnossa (liite 2) todettiin, että yhdistyksen kirjanpito ei täytä tekniikaltaan kirjanpitolain asettamia vaatimuksia. Esillä oli tuloslaskelman (liite 3) ja tilinpäätöksen (liite 4) mallit. Janne Sirén esitti yhdistyksen vuosikertomuksen (liite 5).

6

Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä

Lykättiin vielä kerran tilinpäätösten (tilikaudet 4 ja 5) vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä. Vuosikokous päätti, että tilinpäätösasiakirjojen tekemisestä voidaan suorittaa tarvittaessa osaavalle, ulkopuoliselle henkilölle 150-200 markan suuruinen korvaus.

Kirjanpidosta todettiin myös, että tiliotteet, kuitit ja muu tarvittava dokumentaatio ovat kyllä tallessa ja kunnossa, mutta hallituksen jäsenten kirjanpitotaidot eivät ole olleet riittävät tilinpäätösten loppuunsaattamiseen ja apua tarvitaan.

Hallituksen vastuulle jää huolehtia juoksevan kirjanpidon suorittamisesta sekä valvonnasta (kuukausittain). Kirjanpito saatetaan vaadittuun kuntoon mahdollisimman pian ja sen vahvistamiseksi järjestetään tarvittaessa ylimääräinen yhdistyskokous.

7

Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus

Yhdistyksen toimintasuunnitelman pohjaksi esitettiin Janne Sirénin (liite 5) kokoelma ajatuksia nykytilanteesta, ydintoiminnoista, mahdollisuuksista ja haasteista tulevana toimikautena ja myöhemminkin tulevaisuudessa.

Ydintoiminnoista suoriutuminen on edellytys yhdistyksen olemassaololle; olisi todella ikävää, jos yhdistys jouduttaisiin uudelleenperustamaan. Pidetään kiinni siitä mitä meillä on ja petrataan yhdessä. On erittäin tärkeää noudattaa kaikkia yhdistykselle asetettuja velvotteita, esimerkiksi kirjanpidon osalta.

Tulo- ja menoarvioista todettiin lyhyesti vain se, että jäsenmäärä todennäköisesti pysyy samana tai kasvaa. Varainhankintana tämä tarkoittaa noin 5000 markkaa, jonka verran siis ainakin on käytettävissä yhdistyksen toimintaan tulevana kautena.

Hallituksen tehtäväksi jää toimintasuunnitelman muokkaaminen tarjolla olevien voimavarojen mukaisesti. Erityisesti painotettiin kirjanpidon tekniikan hiomisen tärkeyttä, vaikka rahaliikenteessä muuten ei mitään ongelmia olekaan havaittu.

Jäsenmaksuksi vuodelle 2000 päätettiin 50 markkaa. Jäsenmaksun voi nyt maksaa myös euroissa, jolloin maksu on 8 euroa. Saku-lehden kotiinkantoa päätettiin jatkaa lyhyen keskustelun jälkeen, ja kotiinkantomaksuksi vahvistettiin 100 markkaa eli 16 euroa (sisältää jäsenmaksun).

Eurojen käyttäminen on vaihtokurssit huomioiden hieman edullisempi vaihtoehto, joten euroistuminen ei ainakaan nosta yhdistyksen jäsenmaksua. Erillistä liittymismaksua yhdistykselle ei tälläkään kertaa päätetty asettaa.

8

Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet

Valittiin uusi hallitus (liite 6) paikalla olevista sekä etukäteen suostumuksensa antaneista. Uusi hallitus aloittaa toimintansa Saku 99 -tapahtuman jälkimaininkien laannuttua päivämäärällä 20. syyskuuta 1999. Uuden hallituksen suositellaan aloittavan urakkansa tutustumalla vanhoihin kokousmuistioihin ja -pöytäkirjoihin, ja näin varmistaa kerätyn tietotaidon siirtyminen eteenpäin.

9

Valitaan tilintarkastaja ja hänelle yksi varamies

Toivottiin, että nykyiset tilintarkastajat jatkavat. Janne Lardotilla on selvästi hallussaan tehtävän vaatima asiantuntemus. Suostumus varmistetaan jälkeenpäin. Varajärjestelyistä vastaa tuleva hallitus.

10

Käsitellään muut esille tulevat asiat

Keskusteltiin lyhyesti sponsoreista. Todettiin hallituksen selvityksiin viitaten, että voimme ottaa vastaan lahjoituksia, mutta yleishyödyllisenä yhdistyksenä emme voi myydä mainostilaa.

Risto Mäki-Petäys saapui kokoukseen vasta kello 14.55.

11

Kokouksen päättäminen

Kokous päätettiin kello 15.15.

12

Pöytäkirjan tarkistus

Olemme tarkistaneet pöytäkirjan ja todenneet sen vastaavan kokouksen kulkua.

13

Liitteet

Liite 1 - Kokouskutsu

SUOMEN AMIGA-KÄYTTÄJÄT RY.                                 VUOSIKOKOUSKUTSU

                                                           14.8.1999


Hyvä Suomen Amiga-käyttäjät ry:n jäsen,

Kutsumme teidät yhdistyksen sääntömääräiseen vuosikokoukseen, joka
järjestetään Espoossa lauantaina 28. elokuuta 1999 kello 14 alkaen. Kokous
etenee oheisen esityslistan mukaisesti. Vain pieni osa nykyisestä
hallituksesta asettuu ehdolle uuteen hallitukseen, joten olisi ensiarvoisen
tärkeää saada paikalle runsaasti hallitusvastuusta kiinnostuneita. Ketään
ei tietenkään pakoteta hallitukseen, joten toivomme myös vähemmän
yhdistystoiminnasta kiinnostuneita osallistumaan keskusteluihin.

1.  Kokouksen avaus.
2.  Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi
    pöytäkirjantarkistajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa.
3.  Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
4.  Hyväksytään kokouksen työjärjestys.
5.  Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto.
6.  Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden
    myöntämisestä.
7.  Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja
    jäsenmaksun suuruus.
8.  Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet.
9.  Valitaan tilintarkastaja ja hänelle yksi (1) varamies, tilintarkastajan
    toimikausi on 1.10. - 30.9.
10. Käsitellään muut esille tulevat asiat.

Mikäli olette halukkaita asettumaan ehdolle yhdistyksen luottamustehtäviin,
mutta olette estyneitä osallistumaan kokoukseen, pyydämme teitä lähettämään
ennen kokousta sähköpostia osoitteeseen siren@mikrobitti.fi. Hallitukseen
voidaan hyvin valita jäseniä kaikkialta Suomesta, sillä yhteydenpito hoituu
pääasiassa sähköpostitse. Tutkimme myös mahdollisuuksia yhdistää kokous
Internetiin; lisätietoja ilmestyy tarvittaessa kotisivuillemme
(http://batman.jytol.fi/~saku/).

Ohjelmassa on kokouksen jälkeen, arviolta kello 15-16 alkaen,
Amiga-aiheinen videotuokio. Mikäli kokous ei kiinnosta, olette toki
tervetulleita katselemaan vain videoita sen jälkeen. Jäsenmaksun voi maksaa
kokouksessa. Vuosikokous järjestetään tällä kertaa poikkeuksellisesti
Kirkkojärvellä, Espoon keskuksessa. Kokouspaikka on Kaivomestarinkatu 8,
tarkemmin taloyhtiön kerhotila, joka löytyy Helsingin puhelinluettelon
karttasivulta 17 ruudusta 36-77.

Kaivomestarinkatu on lyhyen kävelymatkan päässä Espoon juna-asemalta
(Helsingistä lähijunat E, L, S) ja se sijaitsee hotelli Kuninkaantiestä
katsoen Kirkkokadun vastakkaisella puolella. Läheltä kulkee lähiliikenteen
linja-autoja ja henkilöautoille on maksutonta pysäköintitilaa. Kokoustilan
edessä, Kaivomestarinkadun kääntöpaikalla, on ennen kokousta opashenkilö.

Tervetuloa!


Ystävällisin terveisin,

Janne Sirén

Varapuheenjohtaja, tapahtumavastaava
Suomen Amiga-käyttäjät ry.

Liite 2 - Tilintarkastajan raportti

1. Suomen Amiga-käyttäjät ry:n kirjanpidosta ei voi vielä antaa
tilintarkastajan lausuntoa, koska tilinpäätöstä ei ole ja erityisesti
30.6.99 päättyvän tilikauden kirjaukset ovat puutteelliset. Kyse on
tilinpäätöksen tekniikasta, ei siis siitä, että raha-asioiden hoitamisessa
sinänsä olisi mitään vikaa.

2. Yhdistykselläkin pitää olla pieni tilikartta eli suunnitelma, miten
tuotot ja kulut jaotellaan ja nimetään niin, että vuoden summat eli
tuloslaskelma ja tase kuvaavat tapahtumia tarkoituksenmukaisesti.
Yhdistyksen säännöissä on määritelty, mitä on varsinainen toiminta. Sen
mukaiset tuotot ja kulut tulisi kirjanpitolain mukaan laskea erikseen.
Lisäksi erotellaan varainhankinta eli jäsenmaksujen perintä tms.
tuottoineen ja kuluineen. Kolmas ryhmä ovat satunnaiset erät, tuotot tai
kulut, jotka eivät toistu.

3. Jos kirjanpidossa käytetään käsitettä "suorite" kirjauksen yhteydessä,
on mahdotonta päätellä, onko kyseessä tuotto vai kulu ja minkälainen -
selkeämpi selite siis!

4. Tiliotteet kelpaavat nykyään tositteiksi ja pieni tietokoneohjelma
kirjauksiin on ok. Tilinpäätös pitää kuitenkin tehdä erikseen,
allekirjoittaa (hallitus) ja jakaa vuosikokouksen osanottajille
liitteineen, joita ei kovin paljon pikkuyhdistykseltä vaadita.
Toimintakertomus pitäisi olla ja tilintarkastajan lausunto.

5. Kirjanpidon järjestäminen vaatisi pientä kehitysnykäystä nykytasosta,
mutta mallin luomiseen tarvittaisiin henkilö, joka tuntee kirjanpidon.

Liite 3 - Tuloslaskelman malli (vain esimerkki, ei valmis tuloslaskelma)

Suomen Amiga-käyttäjät ry.

TULOSLASKELMA 1.7.1997 - 30.6.1998/malli


mk
VARSINAINEN TOIMINTA

Tuotot                          6 030

Kulut

Henkilökulut                    -
Poistot                         -
Muut kulut ____________________ 22 806
Tuotto/kulujäämä             -  16 776

VARAINHANKINTA

Tuotot                          19 350

Kulut ______________________________ -
Tuotto/kulujäämä                +2 574

Satunnaiset erät ___________________ -
Tilikauden tulos = ylijäämä     +2 574


Helsinki 20. elokuuta 1998

Suomen Amiga-käyttäjät ry:n hallitus

....................... ....................... .......................

Liite 4 - Taseen malli (vain esimerkki, ei valmis tase)

Suomen Amiga-käyttäjät ry.

                          TASE 30.6.1998/malli

VASTAAVAA                               VASTATTAVAA

Pysyvät vastaavat                       Oma pääoma

Aineelliset hyödykkeet                  Ed. tilikausien voitto  1 714?

Vaihtuvat vastaavat                     Tilikauden voitto       2 574

Vaihto-omaisuus                         Vieras pääoma

Saamiset                                Velat

Rahat ja pankkisaamiset 4 288 _____________________________________ -
Tase yhteensä           4 288                                   4 288

Helsinki 20.8.1998

Suomen Amiga-käyttäjät ry:n hallitus

....................... ....................... .......................


Käytetyt tilikirjat:    Tämä tilinpäätös on laadittu voimassaolevan
                        lainsäädännön ja hyvän kirjanpitotavan
                        mukaisesti.

Pääkirja (ATK)          .......................
                        tilintarkastaja

Huom!
- Jos yhdistyksellä on koneita ja laitteita, niiden arvo tulisi kirjata
kohtaan "Aineelliset hyödykkeet".
- Jos varastossa on myytäviä tavaroita, ne kirjataan kohtaan
"Vaihto-omaisuus".
- Jos kumpaakaan ei ole, niin Vastaavaa-puolelle tulee vain rahat ja
pankkisaamiset, joka on siis kertynyt edellisten tilikausien voitoista,
ellei velkoja ole.
- Nämä molemmat, tuloslaskelma ja tase on tehtävä myös 30.6.1999
päättyneestä tilikaudesta ja toiminnan alusta lähtien 30.6.1997 saakka. Ne
on ihan helppo tehdä laskemalla jokainen tiliotetapahtuma oikeaan
tilikohtaan.

Liite 5 - Vuosikertomus 1998-1999 ja toimintasuunnitelma 1999-2000

Suomen Amiga-käyttäjät ry:n vuosikertomus 1998-1999

• Saku-lehti on pysynyt kiitettävästi julkaisurytmissä sekä ylläpitänyt sisällöllisen ja laadullisen tasonsa.
• Pikkujoulut 1998 piristivät jäsenkuntaa ja muita Amiga-käyttäjiä joulukuussa.
• Saku-CD-ROM-levystä tehtiin pieni lisäpainos myyntiin pikkujouluissa sekä rajoitettuun postimyyntiin kevään aikana.
• Kotisivu-uudistus keväällä onnistui odotusten mukaisesti ja keräsi positiivista palautetta.
• Myytiin yksi yhdistyksen kolmesta Amiga 2000 -tietokoneesta. Kaksi odottaa edelleen ostajaa. Koneita siistittiin ja kunnostettiin.
• Vuosikokous 1999 yhdistettiin ensimmäistä kertaa Internetiin. Kokouspaikkana ilmainen taloyhtiön kerhohuoneisto.
• Saku 99 -tapahtuman ennakkovalmistelut ovat sujuneet odotetulla tavalla ja tapahtumasta on tiedotettu aikaisempaa selvästi enemmän yleisölle ja medialle.
• Jäsentavoite ylitettiin, jäseniä yli 100.
• Vuosikokouksen järjestelykulut alittuivat selvästi ja säästyneet rahat siirrettiin Saku 99 -tapahtuman entistä näyttävämpiin järjestelyihin.

Suomen Amiga-käyttäjät ry:n toimintasuunnitelma vuodelle 1999-2000

• Tilanne nyt: Merkittävä osa hallituksen aktiivijäsenistä vaihtuu. Classic Amigan merkitys vähenee. Horisontissa seuraavan sukupolven laitevaihtoehtoja, joiden vaikutus ja menestys toistaiseksi tuntematon. Seurauksena henkilöresurssien vähäisyys, henkilöstön ja laitekannan vaihtumisen aiheuttamat mahdolliset jatkuvuusongelmat sekä Amiga-markkinoiden rakennemuutoksen arvaamattomat vaikutukset lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä. Kiinnostus yhdistystä ja Amigaa kohtaan on yleisellä tasolla toisaalta jopa nousussa.
• Perusoletukset ja yleinen malli toiminnan jatkamiseen: Lähtökohtana toiminnan jatkamiseen on oletus Amigan paluusta muodossa tai toisessa. Yhdistys tukee kehitystä parhaiten turvaamalla omat toimintaedellytyksensä, mikä tarkoittaa tämän siirtymävaiheen aikana keskittymistä perusasioihin, kuten pakollisten kokousten ja kirjanpidon järjestämiseen sekä Saku-lehden julkaisuun. Näin varmistetaan edellytykset toiminnan laajentamiseen kun siihen on tilaisuuksia.

Toiminnan pakolliset vähimmäisvaatimukset vuodelle 1999-2000

• Saku 99 -tapahtuma ja Saku-CD-ROM-levyn 2. painos syyskuussa 1999. Vuoden 1998-1999 hallituksen vastuulla.
• Jatketaan Saku-lehden julkaisua vakiintuneeseen tapaan. Lehden tulevaisuus on ainakin toistaiseksi turvattu, sillä Anu Seilonen on lupautunut jatkamaan päätoimittajana. Toivottavasti myös kirjoittajia löytyy entiseen malliin.
• Kirjanpito kuntoon. Yhdistyksen kirjanpidossa on teknisiä puutteita, johtuen aikaisempien hallituksien puutteellisista kaupallisista taidoista. Ennen kuin toimintaa laajennetaan, kirjanpito täytyy saattaa asianmukaiseen kuntoon. Tarvittaessa järjestetään ylimääräinen yhdistyskokous loppuvuodesta 1999.
• Jäsenrekisteri pidetään jatkuvasti ajantasalla.
• Julkaistaan hallituksen kokouksista ja keskusteluista sekä yhdistyksen kokouksista muistioita ja pöytäkirjoja kotisivuilla ja Saku-lehdessä. Muistiot ja pöytäkirjat ovat tietotaidon säilyttämisen ja siten yhdistyksen jatkuvuuden perusedellytys.
• Järjestetään sääntömääräinen vuosikokous elo-syyskuussa 2000.

Mahdollisuuksia ja haasteita vuodelle 1999-2000 ja eteenpäin

• Tutkitaan mahdollisuuksia tukea jäseniä ja järjestää heille etuuksia sekä tilaisuuksia pysytellä edelläkävijöinä uudistuvilla Amiga-markkinoilla.
• Seurataan tiiviisti Amiga-markkinoiden kehittymistä Suomessa ja ulkomailla. Vaalitaan mahdollisuuksien mukaan yhteyskanavia esimerkiksi Amiga-yhtiöön ja User Group Networkiin.
• Tuetaan seuraavan sukupolven Amiga-laitteiden esiinmarssia Suomessa levittämällä sekä rohkaisemalla levittämään tietoa.
• Mikäli yhdistys pystyy täyttämään sääntöjen ja toimintasuunnitelman toiminnalle asettamat pakolliset vähimmäisvaatimukset, voidaan tutkia mahdollisuuksia käyttää ylimääräisiä resursseja esimerkiksi uusien tapahtumien järjestämiseen.

Liite 6 - Yhdistyksen hallitus 1999-2000

Varsinaiset jäsenet:

• Tomi Jaskari, puheenjohtaja
• Janne Pikkarainen, varapuheenjohtaja
• Terho Henriksson
• Timo Kemppaala
• Jarmo Piippo

Varajäsenet:

• Oliver Kruusi
• Valtteri Murto
• Anu Seilonen
• Tapani Tanskanen
• Paula-Christiina Wirtanen