|
|
| hakemistoon |
SUOMEN AMIGA-KÄYTTÄJÄT RY. KOKOUSMUISTIO
HALLITUS 1998-1999
1.6.1999
HALLITUKSEN KOKOUS 3/99
AIKA 29. toukokuuta kello 17.05 - 20.15
PAIKKA Espoon keskus, taloyhtiön kerhotila
LÄSNÄ Janne Sirén, puheenjohtaja
Tomi Jaskari, sihteeri
Timo Kemppaala
Simo Koivukoski
Valtteri Murto
Janne Pikkarainen
Tapani Tanskanen
Kevään aikana toteutettiin Suomen Amiga-käyttäjät ry:n kotisivu-uudistus. Sivujen uusi ilme todettiin onnistuneeksi ja niihin aiotaan jatkossakin keskittää huomattava osuus yhdistyksen voimavaroista. Tavoitteena on tarjota vähintään sisältörikas yhdistyksen käyntikortti, jonka kautta voi ammentaa lisätietoa. Ongelmallisinta on yrittää pitää sivut kiinnostavina rajallisista resursseista huolimatta.
Työmääränsä vuoksi toissijaiseksi laskettavana tavoitteena on luoda suomenkielinen Amiga-tietouden keidas, vaikka ulkomaisten Amiga-sivujen kanssa emme pyrikään kilpailemaan. Hyvin ajankohtaisen materiaalin esittäminen sivuilla on vaikeaa, ja kuten palautteestakin voi päätellä, antaa se epäonnistuessaan sivuista turhan staattisen kuvan. Uutisia ja jatkuvasti päivittyviä kolumneja emme siis yritä tarjota; päivän namupalojakin harkitaan vain harvennetulla ilmestysmisrytmillä.
Sivujen ylläpidosta vastaa uudistuksen toteuttanut Janne Sirén ainakin vielä syyskuun loppuun. Tämän jälkeen webmasterin tehtävät siirtyvät todennäköisesti Janne Pikkaraiselle. Muita esille tulleita ideoita olivat jäsentietojen tarkitusmahdollisuus, palautteen antamisen helpottaminen, Suomen Amiga-gurut -listan palauttaminen päivitetyssä muodossa sekä Saku 99 -päivälaskuri JavaScriptillä.
Lähestyvä Saku 99 -tapahtuma herätti kovasti keskustelua. Varmistettiin suunnitelma tarjota tapahtumasta kaksi Web-kameraa, manuaalisella vaihdolla. Toinen kamera sijoitetaan näyttelysaliin ja toinen aulaan, mikäli saamme toteutuksen teknisesti onnistumaan. Keskusteltiin myös videokuvauslaitteiston lainaamisesta tapahtuman ikuistamiseksi. Todettiin tosin, että viime kerralla kameramiehet tulivat kutsumattakin.
Kun ohjelmisto- ja rautapuoli saadaan jäsenneltyä tarkemmin, järjestämme tekniikkakokouksen Heurekassa, jossa pyrimme kokeilemaan Internetiin liittymistä ja auditorion videotykkiä. Viimekertainen fiasko Internetin kanssa ei saa toistua. Heurekasta on hankittava tarpeelliset lisätiedot etukäteen sekä sovittava tarpeellisesta yhteistyöstä.
Tapahtuman logo on edelleen kesken; kokeillut ideat diskovaloineen ja räjähdyksineen eivät ole onnistuneet. Janne Pikkarainen, Simo Koivukoski ja Tapani Tanskanen ottivat tehtäväkseen pistää logotyöhön potkua. Simo ottaa selvää myös T-paitojen teettämisestä sekä nimilapuista. Janne Sirén tutkii mahdollisuutta hankkia Amigalta lupa Amiga-aiheisten paitojen tekemiseen.
Terho Henriksson on ilmoittautunut vapaaehtoiseksi mediayhteyksien tunnustelijaksi. Terho on lähettänyt luvalla tiedusteluja kiinnostuksesta tehdä Saku 99 -tapahtumasta juttua eri lehtiin ja saanut jo hieman positiivista palautettakin. Terhon yhteysmiehenä hallitukseen toimii Janne Sirén, joka tapahtumavastaavana varmistaa, että PR-työ on yhtenäistä.
Janne Sirén, joka edustaa Amiga User Group Networkia Suomessa, on ottanut yhteyttä Ruotsin User Group Networkin edustajaan ja hankkinut Saku 99:lle pienimuotoista mainontaa ruotsalaisten Amiga-käyttäjäryhmien piirissä. Ruotsalaisille pyritään myös tarjoamaan yksityiskohtaiset tulo-ohjeet tapahtumapaikalle.
Keskusteltiin myös uudesta Saku-rompusta. Tutkitaan mahdollisuutta saada levylle Saku 98 -videomateriaalia. Lisäksi Erkki Tapola on jo toimittanut romppua varten parempilaatuisen version taannoisesta PTV:llä pyörineestä Amiga-mainoksesta. Mainoksen julkaisemiseen on asianmukainen lupa sen oikeudet omistavalta AIC Systemsiltä.
Tomi Jaskari esitteli otteita jäsentietokannan nykytilasta ja totesi tietokannan olevan tällä hetkelläkin jatkuvassa muutostilassa; ongelmana on eri lähteistä tulleiden tietojen yhtenäistäminen ja keruu yhteen paikkaan. Päätietolähteet ovat kuukausittaiset tiliotteet ja aikaisemmin Veli-Matti Vuorensyrjän ylläpitämä tietokanta.
Jatkossa Tomi huolehtii jäsentietokannasta. Veli-Matti jatkaa kuitenkin Saku-lehden kotiinkantojen vastuuhenkilönä ja Tomi toimittaa hänelle ajan tasalla olevan kotiinkantorekisterin aina ennen Sakun ilmestymistä.
Toivomus on, että uuteen hallitukseen ehdolla olevat henkilöt olisivat koolla jo ennen vuosikokousta. Tomi Jaskari esitti myös ajatuksen, että hallitus uusiutuisi kokonaan aina kahden vuoden välein: hallituksessa oltaisiin ensin vuosi varajäseninä ja oppilaina, ja toinen vuosi sitten otetaan vastuuta ja tehdään kaikki mahdollinen jäsenten hyväksi. Tosin todettiin, ettei tällainen kierto liene kovin realistinen mahdollisuus.
Uuteen hallitukseen ilmoittautuivat ehdolle paikalla olleista Tomi Jaskari, Timo Kemppaala, Valtteri Murto, Janne Pikkarainen sekä Tapani Tanskanen. Janne Sirén ilmoitti, ettei tule asettumaan ehdolle luottamustehtävään ensi vuoden hallituksessa, mutta jatkaa yhdistyksen konsulttina. Simo Koivukoski ei asetu uudelleen ehdolle henkilökohtaisten kiireidensä vuoksi, mutta on toiminnassa mukana Saku 99:n saakka.
Uusiutuminen voisi olla täydellisempääkin, mutta joka tapauksessa hallitus pitää tärkeänä, että uudessa hallituksessa on vanhankin hallituksen jäseniä, koska heillä on tarvittava tietotaito viedä toimintaa eteenpäin. Jatkuvuus on muutenkin tärkeää ja hyvin vaikea asia, joten siihen on panostettava keräämällä historiikkia ja toimintaohjeita eri tilanteisiin. Hallituksen kokousmuistiot näyttelevät tässä ratkaisevaa osaa; on todella tärkeää, että uusi hallitus lukee vanhat kokousmuistiot ja pöytäkirjat.
Janne Sirén valmistelee lukijakyselyn, jonka tulosten pohjalta uuden hallituksen on helpompi hahmottaa rivijäsenten toiveita ja murheita. Kysely tullaan julkaisemaan yhdistyksen kotisivuilla, Sakunetissä sekä Saku-lehdessä.
Hallituksen pöytäkirjat ja muistiot sekä yhdistyksen kirjanpidon asianmukaiset dokumentit ja tilinpäätökset on toimitettava tilintarkastajille mahdollisimman pian tilikauden päätyttyä 31.6. Asiasta sovitaan tarkemmin tilintarkastajien kanssa. Työläänä ongelmana ovat täydellisen kaksinkertaisen kirjanpidon toteuttaminen sekä ATK-pohjaisen kirjanpidon dokumentointi.
Tarpeellisen tiedon hankkimiseksi yhdistykselle on ostettu kirjapito-opas, jonka vaihtamista tosin vielä harkitaan. Olennaista on joka tapauksessa kiinnittää jatkuvasti enemmän huomiota kirjanpitoon ja taloudenhoitoon.
Saku 99 -tapahtuman tilavuokra on 7500 markkaa ja muut kustannukset arviolta vähintään 1000 markkaa, todennäköisesti enemmän. Vuosikokouksen ja Saku 99:n yhdistettyihin kutsuihin on varattu 500 markkaa sekä vuosikokouksen tilavuokraan korkeintaan 200 markkaa. Heinä-syyskuussa yhdistyksellä on todennäköisesti menoja 10 000 markan tietämillä. Alkuvuonna yhdistyksen rahankäyttö on ollut hyvin vähäistä.
Saku-CD-ROM-toimituksista vastaava Jarmo Piippo laskuttaa yhdistystä kuluistaan jälkikäteen. Veli-Matti Vuorensyrjä ei mahdollisesti laskuta kotiinkannoista vieläkään. Tilanteen muuttumiseen on kuitenkin varauduttava seuraavan tilikauden budjetissa.
Menojen kattamiseksi päätettiin myydä kaksi yhdistyksen tarpeettomaksi osoittautunutta Amigaa mahdollisimman nopeasti. Yksi Amiga säilytetään toistaiseksi Saku 99 -kilpailua varten. Kilpailuihin varatusta Amigasta on sovittu myytäväksi kiintolevy ja kiintolevyohjain. Levy myydään 150 markalla ja ohjain 200 markalla.
Myös jäsenmaksujen keräämistä yritetään tehostaa. Vuoden 2000 jäsenyyksiä otetaan vastaan heti vuosikokouksessa ja Saku 99:ssä. Lisäksi pyritään miettimään jäsenille uusia etuuksia.
Vuosikokous järjestetään elokuussa. Tomi Jaskari selvittää mahdolliset kokoustilat pääkaupunkiseudun kirjastoista. Vuokra ei saisi ylittää 200 markkaa. Todennäköisesti kokous järjestetään tutusta kaavasta poiketen Espoossa. Keskusteltiin Internet-yhteydestä kokouspaikalle.
Sovittiin alustavasti seuraavasta hallituksen kokouksesta heinäkuun alussa, kenties 3.7. Kokouksen yhteydessä vieraillaan mahdollisesti Heurekassa tutustumassa tapahtumapaikkoihin ja tekniikkaan.
Keskusteltiin saadusta ehdotuksesta perustaa yhdistykselle oma jäsen-BBS. Todettiin, ettei Internetin paineessa kamppaileva purkki ole rajallisten resurssien vuoksi mahdollinen. Sen sijaan todettiin, että jäsenten Internet-kyvykkyyttä tulee tukea kaikin mahdollisin keinoin.
Todettiin, että Jarmo Piippo on hoitanut tehtäviään Saku-romppujen polttamisessa ja toimittamisessa hyvin. Yksi romppu tosin hajosi postissa ja Posti on jo alustavasti ilmoittanut korvaavansa sen, sillä levy oli asianmukaisesti pakattu. Romppumyynti on ollut vaisua; levyjä on myyty kevään aikana alle kymmenen kappaletta, mikä on levyn iän huomioiden ymmärrettävää. Yhteensä levyjä on myyty yli 60 kappaletta.
Postituksiin liittyen keskusteltiin Postin tarjoamista HelPosti-kuorista. Parinkymmenen kappaleen erissä hankittavat kuoret tuovat merkittävää säästöä postikuluihin, sillä niissä voidaan lähettää alhaiseen vakiohintaan varsin painaviakin paketteja. Mahdollisuutta kannattaa hyödyntää jatkossa.
Muistion kirjoittivat Tomi Jaskari ja Janne Sirén. Oikoluvusta kiitos Anu Seiloselle. Kiitos myös hallituksen jäsenille kokouksen kestityksestä.