|
|
| hakemistoon |
SUOMEN AMIGA-KÄYTTÄJÄT RY. KOKOUSMUISTIO
HALLITUS 1997-1998
1.8.1998
HALLITUKSEN KOKOUS 3/98
AIKA 1. elokuuta kello 13.30 - 19.50
PAIKKA Espoon keskus, Janne Pikkaraisen koti
LÄSNÄ Janne Sirén, puheenjohtaja
Tomi Jaskari
Simo Koivukoski
Janne Pikkarainen, sihteeri
Tapani Tanskanen
Kokouksen keskeisenä teemana ja tärkeimpänä käsiteltävänä asiana oli käydä yhdistyksen kulunut tilikausi (1.7.97 - 31.6.98) läpi ja valmistella sen esittelyä tilintarkastajille ja vuosikokoukselle.
Ensimmäisenä keskustelua herättivät viitenumerot ja muut pankkitoiminnan koukerot. Todettiin, että viitenumerosotkun aiheuttamia puuttuvia osoitteita oli saatu kiitettävästi, mutta varsinkin yksi puuttuva kotiinkanto-osoite on yksi aivan liikaa. Osoitteiden selvittämiseksi aiotaan mahdollisuuksien rajoissa käyttää jäsenen oma-aloitteisen ilmoittamisen lisäksi numerotiedustelua ja muita vaihtoehtoja. Edelleen, jäseniä kehotetaan kuitenkin ilmoittamaan, mikäli osoitetietojen epäillään olevan vanhentuneita tai puuttuvan tyystin jäsenrekisteristä.
Paljon keskustelua ja eriäviä mielipiteitä syntyi myös viitenumeroiden mahdollisesta jatkokäytöstä. Mielipiteenvaihdon seurauksena tultiin siihen tulokseen, että ensi hätään vain parannetaan nykyisiä liittymisohjeita tarpeen mukaan, eikä käytetä viitenumeroita sotkemassa kuvioita. Viitenumerottomat maksut aiheuttavat kuitenkin yhdistykselle kuluja, joten tulevaisuudessa tullaan mahdollisesti antamaan jokaiselle jäsenelle oma jäsennumero, joka olisi samalla viitenumero ja jolla voisi maksaa ensimmäisen jäsenmaksun jälkeen tulevat jäsenmaksut, mikäli yhteystiedot ovat pysyneet entisellään.
Tomi Jaskari tutkii tilitapahtumien mahdollista käsittelyä konekielisessä muodossa nykyisen paperirumban sijaan. Tomi tutkii myös Suvi Koivukosken tekemän pohjatutkimuksen perusteella yhdistyksen yleishyödyllisyyden vahvistamista ja sitä kautta mahdollisuuksia kerätä toiminnalle lisärahoitusta. Liittymisen virtaviivaistamiseksi puolestaan ehdotettiin yhtä ainoaa jäsenmaksua, mutta todettiin kotiinkannon olevan kuitenkin hyvä palvelu ja toteutettavissa järkevän työmäärän puitteissa vain nykyisessä maksullisessa muodossaan.
Tomi Jaskari laskee tilit ja ottaa mahdollisimman pian yhteyttä tilintarkastajiin. Samalla vahvistettiin Tomi Jaskarin ja Veli-Matti Vuorensyrjän yhteistyön jatkaminen jäsentietokannan sekä yhdistyksen pankkitilin hoitamisessa. Muu hallitus keskittyy varsinaisen julkisen yhdistystoiminnan kehittämiseen. Pohdittiin myös muutamien jäsenten esittämää toivomusta saada jäsenmaksun uusimiseen pankkisiirtolomake automaattisesti vuoden vaihteessa kotiin. Todettiin kuitenkin tämän olevan hyötyyn nähden työlästä ja kallista.
Aiheen lopuksi esitettiin hauska ajatus jäsenmäärien kuukausittaista vaihtelua kuvaavasta käppyrästä yhdistyksen kotisivuille. Sama käppyrä tulee olemaan saatavilla myös äänimuodossa. Tomi Jaskari hoitaa määrien laskennan, Janne Sirén vääntää käppyrän ja Janne Pikkarainen huhkii kasaan samplen. Jäsenmääriä tutkailtaessa näkyi selvästi, että toiminnan vilkastuminen Saku 97 -tapahtuman jälkeen on todella näkynyt tilitapahtumissa: heinäkuusta pitkälle syksyyn oli hiljaista, ja vuoden 1997 lopusta tähän päivään uusia jäseniä on ilmaantunut kuin sieniä sateella.
Yhdistyksen säännöt edellyttävät, että vuosikokous järjestetään heinä-syyskuussa. Tällä kertaa kokousta kaavaillaan elokuun lopulle.
Kokouspaikkaa päätettiin vaihtaa Heurekan nostettua tuntuvasti viikonloppuhinnoitteluaan. Kokouspaikkaideoita Vantaalta esitettiin neljä: Sokos-hotelli, Koulun tietotekniikkakeskus, Vantaan pääkirjasto ja varalla Tiedekeskus Heureka. Tomi Jaskari oli tutkinut myös Espoon tarjoamia vaihtoehtoja, mutta sopivia ei ollut oikein löytynyt. Tomi selvittää mahdollisimman pian, mikä Vantaan vaihtoehdoista sopii meille parhaiten.
Edellytyksiä tapahtumapaikalle asetettiin seuraavasti: riittävästi tilaa ja mukavia istumapaikkoja sekä siistit ja edustavat tilat. Videotykki ja piirtoheitin ovat tietenkin plussaa. Lisäksi tapahtumapaikan valinta on tasapainoilua ihanteen "tilaa kaikille jäsenille" ja käytännön kokemuksen "harva sinne kuitenkaan vaivautuu" välillä. Hallitus arvioi, että kokoukseen saapuu alle 30 jäsentä.
Tilaisuuden kestoksi arvioitiin noin neljä tuntia, josta ensimmäinen tunti käytettäisiin valmisteluun, kaksi tuntia itse kokoukseen ja kenties tunti kokousperinteen mukaiseen Amiga-tuotteiden esittely- ja myyntitoimintaan. Suomen Amiga-yrityksiltä päätettiin tiedustella halukkuutta osallistua kokoukseen, mutta ennen kaikkea rakentamaan yhdistyksen toimintaa ja siinä sivussa tarjoamaan kokousvieraille mahdollisuutta hypistellä ja ostellakin jotain.
Tärkeintä vuosikokouksessa on keskustella yhdistyksen toiminnasta ja valmistautua seuraavaan vuoteen. Mistään Saku-tapahtumien kaltaisesta massatilaisuudesta ei tule olemaan kysymys. Kokouskutsut lähetetään jäsenille heti kun kokoustilat on varmistettu ja kutsut asianmukaisesti kasattu. Kokouskutsu tulee olemaan tavalliseen tapaan esillä myös mm. yhdistyksen kotisivuilla.
Helsingin yliopisto vaatii Suomen Amiga-käyttäjät ry:n postituslistan lopettamista, sillä sen käyttö ei enää opiskelijatoiminnan ulkopuolisena vastaa laitoksen politiikkaa. TKK:n DOT-kerho on tarjonnut nykyistä vastaavaa kotia postituslistalle ja tarjoukseen päätettiin tarttua. Janne Sirén huolehtii yksityiskohdista. Esitettiin myös toivomus, että postituslista voitaisiin jakaa kahtia tiedoituslistaksi ja keskustelulistaksi, mutta käytännön mahdollisuuksista jakaa listaa ei vielä ole varmuutta.
Luonnollisesti uuden Saku-tapahtuman järjestäminen herätti runsaasti keskustelua, olihan Saku 98 onnistunut yli odotusten. Kokouksessa tutustuttiin koko hallituksen voimalla Saku 98:n saamaan julkisuuteen englantilaisissa Amiga Format ja CU Amiga -lehdissä. Todettiin kansainvälisen lehdistötiedottamisen onnistuneen todella erinomaisesti. Saku 98 on kuitenkin hiljalleen loppuun lypsetty, ja nyt on aika keskittyä tulevaan.
Hallitus totesi luottavansa siihen, että Amigan tilanne reilun vuoden kuluttua on riittävä tapahtuman järjestämiseen. Todettiin, että ennen uuden malliston ilmestymistä alamäkeä voi olla havaittavissa, mutta sitä suuremmalla syyllä tapahtuma järjestetään. Amiga-yritysten tulevaisuudesta Suomessa ei oltu yhtä varmoja ja varauduttiinkin siihen mahdollisuuteen, ettei viittä kotimaista yritystä enää vuoden kuluttua ole esittelijöinä. Yhdistys tietenkin toivoo, että näytteilleasettajia olisi enemmänkin kuin edelliskerran viisikko.
Usko tulevaisuuteen pysyy kuitenkin vankkana, ja merkittävänä askeleena eteenpäin toivotaan Saku 99 -tapahtuman vetonaulaksi Amigan uutta developer-konetta AmigaOS 4.0:lla varustettuna. Amigan tie tulevaisuuteen on vihdoinkin kartoitettu, ja Suomen Amiga-käyttäjät ry. aikoo olla mukana koneen uudessa tulemisessa, jota odoteltaessa Saku 99:n kaltaisen tapahtuman todettiin olevan erinomainen tapa pitää maamme Amiga-markkinoita hereillä. Näin ollen hallitus päätti ryhtyä toimeen päättäväisellä mielellä jo nyt, vaikka itse tapahtumapäivää kaavailtiin vuoden 1999 syyskuun alkuun. Janne Sirén ottaa totuttuun tyyliin projektin hoitaakseen.
Ulkomaista tarjontaa päätettiin laajentaa mahdollisuuksien rajoissa. Petro Tyschtschenkoa toivottiin luonnollisesti paikalle ja lisäksi edustajia muilta kuuluisilta Amiga-alan yrityksiltä, esimerkiksi Phase 5:ltä ja Cloantolta. Ulkomaisilta yrityksiltä päätettiin myös ajoissa tilata esitteitä tapahtumassa jaettavaksi ja todettiin, että Saku 98:n saaman kansainvälisen lehdistöhuomion ansiosta uuden tapahtuman järjestäminen lienee tältä osin hieman helpompaa.
Tapahtumapaikaksi ajateltiin taas kerran Heurekaa, jonka tilat, varustus ja toimintatavat ovat tulleet tutuiksi. Tällä kertaa tosin kaavailtiin tapahtumatilojen laajentamista edelleen auditorion jatkuvaan käyttöön sekä väliaulaan. Hintaa massiivisten näyttelytilojen vuokraamiselle kyllä tulee, mutta kuluja ajateltiin mahdollisesti kattaa pyytämällä pientä osallistumismaksua näytteilleasettajilta. Raha-asioista puhutaan tarkemmin kuitenkin vasta kun tilat on lyöty lukkoon ja hinta selvillä.
Esitettiin huolenaihe Heurekan tilojen epäkäytännöllisyydestä, mutta keskustelun jälkeen todettiin Heurekan edustavuuden ja tilojen erikoisuuden olevan enemmänkin mahdollisuus kuin ongelma. Heurekan tuttuus on myös merkittävä plussa hankkeessa, joka muuten synnyttää pakostikin niin paljon kysymysmerkkejä. Internet-yhteyden toiminta pitää tosin tällä kertaa varmistaa ajoissa, ja sitä voitaisiin hyödyntää IRC-yhteyden lisäksi esimerkiksi Web-kameralla. Ehdittiinpä Web-kameran yhteyteen ehdottaa jo "bongaa Petro" -kilpailuakin.
Puhetta oli myös aikaisempaa paremmista palkinnoista ja jonkinlaisesta karkki- tai keksitarjoilusta. Järjestäjille ajateltiin teettää kunnon paidat sekä hankkia siistit nimilaput. Kyselyn täyttämistä varten ostetaan laatikollinen kyniä.
Runsasta julkisuutta pidettiin tärkeänä, ja tiedottamista ajateltiin laajentaa esimerkiksi radion tietokoneaiheisiin ohjelmiin, joista esimerkkinä mainittiin Lahden paikallisradion Rytmiradion Sähköpaimen. Päänvaivaa aiheutti kuitenkin se, kuinka aikaisin mainostaminen kannattaisi aloittaa. Todettiin, ettei tapahtumaa kannata voimalla hypettää liian aikaisin, mutta pieni esimainos logon ja ennakkointron voimalla voisi tehdä terää vielä kuluvan vuoden puolella. Näin ajatus tapahtumasta iskostuisi ihmisten mieliin, ja samalla tekemisen meininki näkyisi yhdistyksen kulissien takaa.
Tapahtuman logo ja kutsuintrot herättivät kokouksen päätteeksi runsaasti keskustelua. Ideoita pursuteltiin demoja katselemalla ja logoon kaavailtiin jonkinlaisia diskosävyisiä valokiiloja. Logon toteuttavat Janne Sirén ja Janne Pikkarainen. Janne Pikkarainen ottaa lisäksi tehtäväkseen koordinoida introjen tekijäryhmän.
Amigatorille lahjoitettiin kaksi Amiga-julistetta Assembly '98 -tapahtuman myyntikojua varten. Amiga Internationalilta saatuja julisteita ollaan lahjoitettu lisäksi Motorola Inside '98 -tapahtumalle ja palkinnoiksi yhdistyksen aktiivihenkilöille sekä kilpailujen voittajille. Julisteita on vielä jäljellä 20 kappaletta ja niitä käytetään jatkossakin huolella harkiten.
Mietittiin yhdistyksen mahdollisuutta sponsoroida esimerkiksi Assemblyjen kaltaisten tapahtumien Amiga-osuutta.
Esitettiin ajatus järjestää joulun alla Saku-pikkujoulut.
Tomi Jaskari poistui kokouksesta kello 16.20 ennen kohtaan 4 siirtymistä.
Kiitos kokousjärjestelyistä Janne Pikkaraiselle ja Janne Sirénille.