SUOMEN AMIGA-KÄYTTÄJÄT RY.                                  KOKOUSMUISTIO
HALLITUS 2002-2003
                                                            12.9.2007

HALLITUKSEN KOKOUS 1/2003


AIKA            29. syyskuuta 2002 - 27.syyskuuta 2003

PAIKKA          Internet

LÄSNÄ           Terho Henriksson
                Tomi Jaskari
                Valtteri Murto
                Jarmo Piippo
                Anu Seilonen
                Kimmo Vääriskoski
                Sami Ylönen

1

Tästä kokousmuistiosta

Tähän muistioon on kerätty Suomen Amiga-käyttäjät ry:n hallituksen Internetissä käymän keskustelun pääkohtia. Otteet ovat erittäin tiiviitä lyhennelmiä, eikä muistion ole edes tarkoitus sisältää selvitystä kaikista käsitellyistä aiheista, vaan tuoda esille yhdistystoiminnan kannalta merkittävät seikat.

Hallituksen Internet-keskustelu tavoittaa kaikki hallituksen jäsenet, mutta kaikki eivät välttämättä ole ottaneet osaa kaikkiin aiheisiin.

2

Käsiteltyjä aiheita

Yhdistyksen saaman palautteen mukaan Saku-foorumin toiminnassa oli ilmennyt joitakin ulkoasuongelmia IBrowse-selaimella käytettynä. Todettiin, että koska tilanteen korjaaminen edellyttäisi koko foorumiohjelmiston vaihtamista, eikä tarkoituksiimme sopivaa, ilmaista vaihtoehtoa sille ollut tarjolla, ei toimivan järjestelmän purkamiseen ryhdytä.

Suunniteltiin vanhan sammakkologon korvaamista yhdistykselle aiottuun uuteen, yhtenäiseen ulkoasuun paremmin sopivalla logolla. Ideoita logon aiheiksi ehdotettiin, ja uuden logokilpailun järjestämistä esitettiin, mutta kiireellisempien asioiden takia päätettiin logouudistus jättää tulevaisuuteen.

Yhdistyksen toimintaa oli joissakin ulkomaisissa palautteissa kritisoitu tiettyä valmistajaa suosivaksi. Todettiin, ettei yhdistyksen julkaisutoiminnassa ole tehty väitetynlaista rajanvetoa valmistajien välille, eikä sellaiseen aiota ryhtyä jatkossakaan.

Päätettiin vähentää vuosikokouskutsujen kirjeitse lähettämistä käyttämällä mahdollisimman monelle jäsenelle sähköpostia kutsun välittämiseen.

Hallituksen kokousten osalta todettiin, ettei sähköpostitse voi järjestää päätösvaltaisia kokouksia, sillä sähköposti rinnastetaan perinteiseen kirjeeseen, eikä se siten täytä puheenvuorojen välittömyysvaatimusta. Päätösvaltaisuutta tarvittaessa hallituksen pitää siis järjestää esimerkiksi IRC-kokous, josta tehdään oikea, tarkistettu pöytäkirja, tavanomaisten kokousmuistioiden sijaan. Varsinaisia yhdistyksen kokouksia koskeva rajaus on vielä tiukempi, sillä niitä ei voi lainkaan järjestää Internetin kautta tai puhelimitse, vaan osanottajien on oltava itse paikalla kokouksessa.

Päätettiin lisätä Aminetiin kaikki vanhat Saku-lehden numerot, jotka sieltä vielä puuttuivat, sekä muutakin yhdistyksen julkaisemaa materiaalia, jotta ne löytyvät helposti yhdestä paikasta ja ovat kaikkien saatavilla.

Aloitettiin kesällä 2003 vietettävien Sakun 10-vuotisjuhlien ideointi.

Päätettiin järjestää uusi lukijakysely.

Esitettiin huoli siitä, että jos yhdistys jakaa jotakin pikkulahjoja, kuten esimerkiksi saamiaan t-paitoja vuosikokouksen järjestelyihin osallistuneille, voitaisiinko ne tulkita palkkioksi tehdystä työstä, eli työkorvaukseksi. Todettiin, että jos yleishyödyllisen yhdistyksen jakama pieni lahja on kaikkien lahjan saavien jäsenten kesken yhtenäinen, se menee ns. muistamisena, josta ei lankea työnantajavelvoitteita.

Päätettiin uudistaa Saku-foorumin keskustelualueiden jakoa, jotta se olisi selkeämpi kuin aiemmin ja jotta tiedon löytäminen foorumista helpottuisi.

Päätettiin siirtää yhdistyksen kotisivujen webmasterin tehtävät Anu Seiloselle aiemman webmasterin Jarmo Piipon jatkuvien modeemiyhteysongelmien takia.

Todettiin, että aiemmin tehdyn pankkitilin vaihdon jälkeen Anu Seilosen ylläpitämä yhdistyksen jäsenrekisteri pysyy nyt käytännössä hyvin ajan tasalla, mikä on merkittävä parannus entiseen, hitaasti päivittyneeseen rekisterinpitoon verrattuna.

Todettiin, että kaikista tilitapahtumista tulee aina tehdä ja säilyttää tosite, sillä kirjanpitoa varten tapahtumista täytyy olla olemassa tarkka erittely.

Päätettiin osallistua yhdistyksen nimissä Helsingissä pidettävään Alternative Party 2003 -tapahtumaan, jonne yhdistyksen avustajat järjestivät Pegasos-laitteiston esittelyn.

Ehdotettiin yhdistyksen kotisivujen ylläpidon toteuttamista jatkossa Coranto-julkaisujärjestelmän avulla. Muutokselle ei löytynyt toteuttajia, joten ajatus jätettiin tulevaisuuteen.

Ehdotettiin uuden Saku-tapahtuman järjestämistä kesällä 2003. Toteuttajien puutteessa sekin jätettiin tulevaisuuteen.

Päätettiin poistaa osa Saku-lehden vanhoista numeroista yhdistyksen kotisivuilta levytilaa viemästä, sillä ne olivat nyt tarjolla myös Aminetissä. Kotisivuille jätettiin vain ne lehden numerot, jotka on tehty uudella html-layoutilla aiemman koneellisen konversion sijaan.

Ehdotettiin Saku-foorumiin laskuria sivulatauksien määrän ja jakautumisen seuraamiseksi. Todettiin, ettei foorumin toimintaan haluta aiheuttaa mahdollista laskurin mukanaan tuomaa hidastumista, ja että viestimääristä näkee jo nykyiselläänkin, mitkä asiat herättävät keskustelua ja missä suhteessa.

Päätettiin siirtää Saku-lehden ulkoasumuutos numeroon #43, koska uuden ulkoasun toteuttaminen oli viivästynyt selainten välisien toimintaerojen aiheuttamien hankaluuksien takia.

Pohdittiin saatua ehdotusta osallistua mahdollisesti perustettavaan, yhteispohjoismaiseen Scandinavian Amiga Unioniin. Todettiin, ettei nykyisillä voimavaroillamme omankaan toimintamme ylläpito ole helppoa, joten yhteisorganisaation hoitamiseen osallistuminen vielä oman yhdistyksemme hoidon lisäksi ei ole mahdollista.

Päätettiin järjestää pienimuotoiset yhdistyksen 10-vuotisjuhlat Riihimäellä.

Ehdotettiin yhdistyksen sääntöjen muuttamista siten, ettei tarvittaisi kuin yksi tilintarkastaja. Todettiin, ettei se ole tilintarkastuslain mukaan mahdollista, sillä ellei tilintarkastaja ole lain 5. ja 6. pykälässä tarkoitettu tilintarkastusyhteisö, on valittava ainakin yksi varatilintarkastaja.

Päätettiin tarpeen mukaan jatkossa harventaa Saku-lehden julkaisurytmiä päätoimittaja Anu Seiloselle kertyneiden muiden tehtävien tuoman ylimääräisen työmäärän takia.

Vuosikokouksessa 2002 hyväksyttyjen tilikausien 1994-1999 tilinpäätöksien jälkeisten kausien tilinpäätösten tekeminen annettiin Jarmo Piipon tehtäväksi. Hänen epäonnistuttuaan tehtävässä tilinpäätösten tekeminen siirrettiin Anu Seiloselle.

Päätettiin ehdottaa vuosikokoukselle hallituksen jatkavan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin osalta nykyisessä muodossaan, sillä ne ovat nimenkirjoitusmääräyksen mukaisia toimia, joiden vaihtaminen vaatisi maksullisen muutoksen yhdistysrekisteriin.

Muistion kokosi ja kirjoitti Jarmo Piippo. Oikoluvusta ja lisäyksistä kiitos Anu Seiloselle.