SUOMEN AMIGA-KÄYTTÄJÄT RY.                                  KOKOUSMUISTIO
HALLITUS 2001-2002
                                                            8.9.2002
HALLITUKSEN KOKOUS 1/2002


AIKA            29. syyskuuta 2001 - 8. syyskuuta 2002

PAIKKA          Internet-postituslista

LÄSNÄ           Terho Henriksson
                Tomi Jaskari
                Timo Kemppaala
                Valtteri Murto
                Jarmo Piippo
                Ville Sarell
                Anu Seilonen
                Paula-Christiina Wirtanen
                Kimmo Vääriskoski

1

Tästä kokousmuistiosta

Tähän muistioon on kerätty Suomen Amiga-käyttäjät ry:n hallituksen Internetissä postituslistallaan ja IRC-kokouksissaan 29.9.2001 - 8.9.2002 käymän keskustelun pääkohtia. Otteet ovat erittäin tiiviitä lyhennelmiä, eikä muistion ole edes tarkoitus sisältää selvitystä kaikista käsitellyistä aiheista, vaan tuoda esille yhdistystoiminnan kannalta merkittävät seikat. Hallituksen postituslista tavoittaa kaikki hallituksen jäsenet, mutta kaikki eivät välttämättä ole ottaneet osaa kaikkiin aiheisiin. Hallitus on konsultoinut osassa keskusteluitaan yhdistyksen entistä varapuheenjohtajaa, Janne Siréniä.

2

Käsiteltyjä aiheita

Päätettiin pitää alkuvuodesta 2002 noin kuuden kuukauden mittainen tauko Saku-lehden julkaisussa tavallisen kolmen kuukauden sijaan. Syynä päätökseen oli Amiga-uutuuksien ennustettu ilmestymisaikataulu sekä Saku-lehden toimituksen akkujen lataaminen. Tauko tuli tarpeeseen ja toivotettiin toimituksessa tervetulleeksi. Amiga-uutuudet eivät tosin ilmestyneet keväällä kuten piti, joten kesän kynnyksellä tulleessa lehdessä ei ollut paljoakaan uutisoitavaa. Viivästykset eivät Amiga-maailmassa ole kovin harvinaisia, joten ne eivät hallitusta yllättäneet.

Päätettiin uudistaa Saku-lehden ilmettä kevyesti numeroon 1/2002. Päätettiin myös jatkaa uudistuksia myöhemmissä numeroissa. Uudistuksista on vastannut Terho Henriksson ja päätoimittaja Anu Seilonen. Hallitus keskusteli Terho Henrikssonin ja Janne Sirénin aloitteesta yhdistyksen yhdistysilmeen sekä brändin uudistamisesta ja ennen kaikkea yhtenäistämisestä. Uudistus tehdään asteittain, alkaen vuosikokouksen, Saku-lehden ja aikanaan kotisivujen uudistamisella. Tavoitteena on yhtenäinen, ammattimainen ilme kautta linjan. Yhdistysilme dokumentoidaan ja sitä varten tehdään dokumenttipohjia, jotta sitä on mahdollista myös muiden kuin ammattigraafikoiden noudattaa. Yhteenvetona tästä keskustelusta Terho Henriksson valmistelee vuosikokoukseen suunnitelman yhdistyksen ilmeen uudistamiseksi.

Tiedusteltiin jäsenkunnalta Saku-foorumissa kiinnostusta järjestää yhdistyksen vuosikokous jossain muualla kuin Oulussa. Tehtävä lankesi kuitenkin konkreettisten ideoiden puutteessa tälläkin kertaa hallituksen ja siten Oulun iskuryhmän tehtäväksi. Oulu on toki otollinen paikka saatavilla olevien edullisten ja edustavien tilojen sekä riittävän yleisömassan ja hyvien kulkuyhteyksien ansiosta, mutta yhdistyksellä on edelleen kiinnostusta laajentaa tapahtumatoimintaansa paitsi muihin suuriin kaupunkeihin, myös pienempiin pitäjiin - olemmehan koko Suomen Amiga-kerho. Tämä laajentuminen vaatii kuitenkin jäseniä auttamaan ja edistämään tällaista kehitystä omalla kotiseudullaan. Avuksi voi olla esimerkiksi tiedottamalla hallitusta mahdollisista kokoustiloista ja auttamalla kokousjärjestelyissä.

Keskusteltiin hallituksen jäsenten ja yhdistyksen toimihenkilöiden esteellisyydestä yhdistyksen kokouksissa. Keskustelun pohjaksi oli konsultoitu yhdistyslain ja yhdistystoiminnan tuntevaa lakimiestä. Yhdistyslain 26 § mukaan jäsen ei saa äänestää eikä tehdä päätösehdotusta päätettäessä hänen ja yhdistyksen välisestä sopimuksesta tai muussa asiassa, jossa hänen yksityinen etunsa on ristiriidassa yhdistyksen kanssa. Hallituksen jäsenten ja yhdistyksen toimihenkilöiden osalta jääviysmääräys on vielä tiukempi, sillä yhdistyslain 37 § mukaan jääviyteen riittää, että ristiriita saattaa olla olemassa. Lisäksi laissa on määrätty, että hallituksen jäsen tai muu, "jolle on uskottu yhdistyksen hallintoon kuuluvia tehtäviä" ei saa äänestää päätettäessä tilintarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta, tilinpäätöksen vahvistamisesta tai häntä itseään koskevasta vastuuvapauden myöntämisestä.

Esteellisyysongelma on lakimiehen mukaan usein yleinen jäsenmäärältään ja hallituksensa kooltaan pienissä yhdistyksissä. Ongelmaa ei synny, mikäli yhdistyksen kokouksen toimihenkilöt jättävät osallistumatta päätöksentekoon tarvittaessa (eli mikäli eturistiriita on selkeästi olemassa), ja toimihenkilöinä ovat hallituksen jäsenet eivät osallistu päätöksentekoon lainkaan (jotta ristiriitaa ei edes synny).

Hallituksen puheenjohtajan osalta asia on sen sijaan ongelmallisempi. Vaikka yhdistyslaki ja yhdistyksen säännötkään eivät nosta hallituksen puheenjohtajaa muiden hallituksen jäsenten yläpuolelle juuri missään suhteessa, on yhdistyksen kokouksen puheenjohtajalla sellaisia lain määrääviä tehtäviä, joiden vuoksi hallituksen puheenjohtajan ei ole sopivaa toimia kokouksen puheenjohtajana. Yhdistyslain 27 § mukaan kokouksen päätökseksi tulee äänten mennessä tasan se mielipide, jota puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa. Tästä kannan ottamisesta puheenjohtaja ei voi kieltäytyä. Oikeudellisessa mielessä puheenjohtaja ei siis äänestä, vaan ilmoittaa mielipiteensä. Katsotaan kuitenkin olevan eettisesti ja yhdistystoiminnan luotettavuuden kannalta suotavaa, ettei hallituksen (toimeenpaneva elin) puheenjohtaja toimi yhdistyksen kokouksen (päättävä elin) puheenjohtajana.

Tulevissa kokouksissa pyritään toteuttamaan näitä periaatteita esteellisyysongelmien välttämiseksi. Lisäksi kannattaa muistaa, että päätöksentekoon voivat osallistua vain täysivaltaiset yhdistyksen jäsenet. Alle 15-vuotiailla ei ole yhdistyksessä lain mukaan äänioikeutta. Tarvittaessa päätöksiin osallistuneiden äänioikeus on tarkistettava jäsenrekisteristä.

Saatettiin lainmukaiseen kuntoon jäsenrekisterin rekisteriseloste, joka rekisterinpitäjän on henkilötietolain mukaan laadittava henkilörekisteristä ja pidettävä jokaisen saatavilla. Aiemmin tämä rekisteriseloste on epähuomiossa puuttunut kokonaan. Päätettiin hyväksyä rekisteriseloste pienien muutosten jälkeen ja liittää se yhdistyksen kotisivuille, jolloin saatavillapitämisvaatimus täyttyy.

Kiitos Janne Sirénille ja Anu Seiloselle avusta tämän muistion kokoamisesta.