SUOMEN AMIGA-KÄYTTÄJÄT RY.                                   KOKOUSMUISTIO
HALLITUS 1998-1999                                           
                                                             27.1.1999

HALLITUKSEN KOKOUS 1/99


AIKA            23. tammikuuta kello 12.10 - 15.30

PAIKKA          Espoon keskus, taloyhtiön kerhotila

LÄSNÄ           Janne Sirén, puheenjohtaja
                Tomi Jaskari, sihteeri
                Timo Kemppaala
                Simo Koivukoski
                Janne Pikkarainen

1

Kirjetalkoot jatkuvat

Sivuutettiin esityslistan vähiten tärkeä kohta eKirjeistä toteamalla Tomi Jaskarin selvitykseen nojautuen: Postitustemme määrä on automaattipostitusta ajatellen liian pieni. Tiedossamme ei ole sellaista yritystä, joka tekisi muutaman sadan kappaleen pikkupostituksia. Kirjetalkoot siis jatkuvat.

2

Saku 99 jämptiin järjestykseen

Saku 99 -tapahtuman järjestämisestä keskusteltiin Janne Sirénin koostaman järjestelijän oppaan ensipainoksen antaman rungon pohjalta. Käytiin myös pikkujouluissa järjestetyn kyselyn palaute yksityiskohtaisesti läpi paperi paperilta. Hahmoteltiin pohjapiirrosta tapahtuman tiloista tiedekeskus Heurekassa, jossa tapahtuma todennäköisesti järjestetään. Oikealla auditorio Virtanen, keskellä väliaula ja vasemmalla ryhmätyötilat A, B ja C, jotka yhdistettynä muodostavat suuren salin ja pienen takahuoneen Saku 98:n tapaan.

Auditorion ottamista emme lopulta puoltaneet koko päiväksi, vaan päädyimme siihen, että se on käytössämme vain neljä tuntia, esimerkiksi kello 14-18. Ohjelmanumerot alkaisivat tasatunnein ja viimeisenä esitettäisiin video, jonka houkuttelemana purkutyöt saadaan paremmin käyntiin kello 17 alkaen. Väliaulan käytöstä kiisteltiin ja päädyttiin palautteen pohjalta sen varaamiseen. Palautteen sanoma kun on ollut molempien Saku-tapahtumien jälkeen harvinaisen selvä: lisää tilaa.

Teknisten ongelmien ennakoimista pohdittiin ja vaikka yksityiskohtien speksaamisen todettiinkin olevan liian aikaista, päädyttiin muutamaan mottoon: Ohjelmanumeroiden ja esittelyiden käsikirjoittaminen ja ennakkoharjoittelu on pakollista. Tapahtuma nopeasti pystyyn suunnitelmien mukaan. Järjestelyjen tekniikka selvitetään etukäteen Heurekan kanssa ja edellisenä iltana harjoitellaan paikan päällä. Viime vuoden virheet, kuten toimimaton Internet-yhteys, eivät saa toistua.

Auditorioon haluttaisiin puhumaan yksi tai kaksi ulkomaalaista vierasta. Petro Tyschtschenko on osoittanut mielenkiintoa uusintavisiittiä kohtaan, joten ainakin hänet kutsutaan. Muita käyttöideoita auditoriolle ovat kotimaisen Amiga-osaamisen esittely ja Amiga-aiheinen video. Yksityiskohtia hiotaan kevään aikana. Sovellusten esittelyä auditoriossa rajoittavat tapahtuman hektisyys, uusia ohjelmistoja ja hardwarea esitellään pääasiassa näyttelytilojen puolella.

Tunnelman haluamme pitää vähintäänkin siedettävänä, taannoisten pikkujoulujen teknoluolameininki sopii vähemmän hyvin tähän tapahtumaan. Taustamusiikkia kuitenkin suunnitellaan, tosin hieman maltillisemmalta pohjalta. Muutenkin ex-tempore-esiintyminen jätetään vähemmälle ja käsikirjoitus laaditaan etukäteen. Käsikirjoituksen pettäessä siirrymme varasuunnitelmiin, joista tulee olemaan myös käsikirjoitus. Lisää tunnelmaa saamme sisustuksella, johon tosin tapahtuman väliaikaisuus asettaa rajoitteen. Ainakin voimme suunnitella ihmisten liikkumista myötäilevän ja ohjaavan pöytäsijoittelun, mikä on vielä tekemättä.

Esille haluamme myös viitisen alan yritystä, paljon tarjouksia, kokeilumahdollisuuksia, kilpailuita, jäsenille oma palvelupiste ja mahdollisuus jäsenmaksun suorittamiseen paikan päällä. Jo pelkkä yhdistyksen esillepano sitoo yhden tai useampia ihmisiä koko päiväksi, joten aikataulut ja työnjako tullaan suunnittelemaan aikaisempaa paremmin etukäteen. Hallitukselle postitettu järjestelijän opas tulee helpottamaan koordinointia ja sisäistä tiedottamista.

Tiedottamisen osalta on huomioitava Heurekan toiveet. Olennaista on tehdä kaikessa tiedottamisessa selväksi, että tapahtuma on Suomen Amiga-käyttäjät ry:n, ei Heurekan toimintaa. Tiedotteet tulee myös hyväksyttää Heurekan edustajalla mahdollisten ongelmatilanteiden välttämiseksi. Heureka on ollut miellyttävä kokoontumispaikka yhdistykselle ja välit halutaan säilyttää lämpiminä jatkossakin.

Yhdistyksen yhden Amiga 2000:n hallitus aikoo puhdistaa ja varata tapahtuman kilpailutarjontaa varten, kaksi muuta yritetään myydä hyvään hintaan lisärahoitukseksi. Koneille ei ole löydetty muuta käyttöä. Ideoitiin myös tapahtumassa myytäviä tuotteita, päärahoitus saadaan kuitenkin jäsenmaksuista. Esitettiin ajatus mainostilan myymisestä Saku-rompun uudelle painokselle. Rompulle kaivataan myös uuden logokisan antia potkimaan vauhtia logosuunnitteluun. Viime vuoden tapaan rompun pääidea on kuitenkin kerätä yksiin kansiin koko yhdistyksen historia, nyt vain päivitetyssä muodossa.

Muutamille ehdotetuille näyttelyesineille tarvitaan lasivitriini. On myös selvitettävä Heurekan vahtimestarin ja poliisin kanssa mahdollisuudet toimia mahdollisten häiriköiden rauhoittelemiseksi.

Lapsille suunniteltu Boing-pallomeri tuskin pääsee toteuttamisasteelle, vaikka hallitus ideastaan niin paljon pitikin.

3

Hallitus listasi tehtäviään

Vuosikokouksen esittämä uusi logokilpailu pitäisi saada liikkeelle, joten taannoin valmisteltu Laukkasen, Jaskarin ja Pojanluoman logopiirrosohje pyritämään saamaan ajankohtaiseksi muokattuna seuraavalle Sakulle. Toive olisi saada uusi logo käyttöön jo Saku 99 -tapahtumaan mennessä, mutta kiireessä ei haluta kuitenkaan unohtaa laatua. Nykyinen väliaikainen logo toimii tehtävässään kunnes saadaan uusi, selvästi parempi tunnus.

Janne Sirén esitteli kokouksessa ennakkokuvia yhdistyksen uudistuvista kotisivuista. Kotisivujen ylläpitoa pyritään helpottamaan automaation avulla ja samalla rakennetta muokkaamaan paremmin nykyistä sisältöä palvelevaksi. Oman domainin rekisteröiminen olisi kenties järkevää heti, mutta sekä hallituksen voimat että yhdistyksen rahavarat on nyt suunnattu tapahtumajärjestelyihin. Domainista päätetään seuraavassa vuosikokouksessa, joka järjestettäneen pari viikkoa Saku 99:n jälkeen. Asia valmistellaan sille asteelle, että siitä on vuosikouksessa helppo tehdä päätös.

Jäsenmaksujen suorittaminen euroissa on ajankohtainen asia, joka selvitetään ja siitä tiedotetaan ennen seuraavaa vuosikokousta.

Hallituksen toimintaa tulee jäntevöittää tekemällä päätöksiä entistä aktiivisemmin myös sähköpostin avulla. Tomi Jaskari otti tehtäväkseen viedä asiaa eteenpäin.

4

Muut esille tulleet asiat

Toivottiin hallituksen sähköpostilistalle enemmän keskustelua ja hallituksen jäseniltä parempaa kokousaktiviteettia. Janne Sirénin toimesta kokouskutsu lähetettiin tällä kertaa sähköpostin lisäksi myös postitse muun materiaalin ohella. Todettiin, että sunnuntai saattaisi olla parempi kokouspäivä, sillä Valtteri Murto ja Tapani Tanskanen olivat ilmoittaneet estyvänsä työkiireiden vuoksi.

Seuraava hallituksen kokous järjestetään vaihteeksi Helsingissä Tomi Jaskarin kotiluolassa. Ohjelmassa mm. yhdistyksen Amiga 2000 -koneiden puhdistustalkoot.

Timo Kemppaala saapui kokoukseen hieman myöhässä ensimmäisen kohdan käsittelyn jälkeen. Kohdan asiat selvitettiin Timolle lyhyesti hänen saavuttuaan.

Kiitos kokousjärjestelyistä Janne Pikkaraiselle ja Janne Sirénille, tarjoiluista Janne Pikkaraiselle, muistion kirjoittamisesta Tomi Jaskarille ja Janne Sirénille sekä oikoluvusta Anu Seiloselle.